About the Role

Are you someone who takes initiative, brings energy to everything you do, and thrives when given the opportunity to grow? This is a role for a proactive, bright, and positive individual who wants to make a real impact — not just follow a process, but help build and improve one.
The Senior Import Coordinator is a hands-on, high-impact position at the heart of our import operations. You will own key execution steps across the full sample-to-production lifecycle — from sample tracking through production finalization and handoff to Logistics. You'll work closely with cross-functional teams and overseas partners, keeping timelines on track and ensuring accuracy every step of the way.
This is a role that evolves with you. As you grow into the position, so will your responsibilities and influence. We are looking for someone who is genuinely curious, takes ownership, and brings a positive, solution-oriented mindset to every challenge. Reporting to the Vice-President, Import, this role offers a real opportunity to build a career within a dynamic organization.
 

What You'll Do

• Manage the full sample-to-production execution cycle, ensuring timelines, milestones, and documentation are met with consistency and accuracy
• Coordinate smooth transitions from production finalization to Logistics, with complete and accurate documentation
• Proactively spot risks, delays, or gaps — and jump in to resolve them in collaboration with internal teams and overseas partners
• Maintain high standards of data accuracy across all active programs

Sample & Production Timelines

• Own and track sample development and production timelines in close collaboration with Product, Design, Marketing, Sales, Compliance, QC, Demand Planning, and Logistics
• Validate factory and CRO office timelines to ensure alignment with business needs
• Track and communicate sample arrivals, revisions, testing, audits, packaging, and production milestones
• Stay ahead of changes and communicate proactively to all relevant stakeholders

Quoting, Item Creation & Approvals

• Ensure factory quotes are accurate and complete throughout the development cycle
• Review and update internal quote files before approvals
• Confirm all required inputs — quantities, customer programs, compliance requirements — are captured before item creation
• Prepare and submit final internal quotes for approval

PO Creation, Systems & Documentation

• Create and manage POs in JDE, ensuring pricing, quantities, approvals, and timelines are accurate
• Maintain ETDs, ETAs, and key production data in JDE
• Manage shipment bookings in ACS, resolving discrepancies between PO quantities, delivery details, and vendor submissions
• Partner with Finance and Logistics to keep approvals and documentation flowing efficiently
• Regularly review system data and shared documentation to ensure accuracy and completeness

Process Improvement & Tools

• Continuously look for ways to improve import workflows, templates, and tracking tools
• Help build and maintain shared trackers, dashboards, and tools like Monday.com
• Contribute ideas and lead initiatives that make the team more efficient and better coordinated
• Keep shared import folders and documentation organized and easy to navigate

Cross-Functional & External Coordination

• Act as a key liaison between internal teams and overseas factories or CRO office
• Communicate packaging, hangtag, ticketing, POP, and testing requirements accurately to factories
• Support completion of customer, licensor, and compliance-related templates
• Champion clear, structured, and efficient communication across all channels

Collaboration & Knowledge Sharing

• Work closely with the Import team to ensure alignment on timelines, standards, and information flow
• Share best practices, process updates, and learnings to help the team grow together
• Contribute to a positive, collaborative, solution-focused team culture
• Bring enthusiasm, curiosity, and a drive to keep learning and improving

 

What We're Looking For

Experience & Background

• College or university degree in Business, or equivalent experience
• Minimum of 5 years of experience in import operations, sourcing, or product operations
• Experience working with overseas factories and cross-functional teams

Technical Skills

• Solid proficiency in Microsoft Office, with strong Excel skills
• Experience with ERP systems such as JDE (an asset)
• Familiarity with workflow tools like Monday.com
• Good understanding of the sample-to-production lifecycle and import documentation

Who You Are

• You take initiative — you don't wait to be told what to do next
• You're bright, curious, and always looking for a smarter way to do things
• You bring positive energy and a great attitude to everything you do
• You're organized and detail-oriented, but you also see the big picture
• You communicate clearly, confidently, and with care
• You're a team player who loves collaborating — and who also knows how to own their work
• You want to grow, take on more, and build something meaningful in your career

Why Join Holiday Group?

• Join a Canadian leader with over 70 years of industry expertise.
• Flexible schedule, hybrid work model, 35‑hour workweek.
• Full benefits package: medical, dental, life, disability.
• 5 paid personal/sick days per year.
• Supportive, collaborative team environment.
• Free parking on site.

About Holiday Group
Holiday Group is a leading Canadian manufacturer and distributor of luggage, handbags, and fashion accessories, proudly offering collections under well-known brands such as Travelpro, Atlantic, Roots, Bench, and David Jones. From timeless handbags to innovative travel solutions, our products are designed to combine style, function, and accessibility, and are available in major retailers and specialty boutiques across Canada.

• Gérer l'ensemble du cycle d'exécution, de l'échantillon à la production, en s'assurant que les échéanciers, jalons et documents sont respectés
• Assurer une transition fluide vers la logistique avec une documentation complète et exacte
• Identifier proactivement les risques, retards ou écarts — et intervenir pour les résoudre en collaboration avec les équipes internes et les partenaires à l'étranger
• Maintenir des standards élevés d'exactitude des données pour tous les programmes actifs

• Gérer et suivre les échéanciers de développement des échantillons et de production en étroite collaboration avec les équipes Produit, Design, Marketing, Ventes, Conformité, QC, Planification et Logistique
• Valider les échéanciers proposés par les usines et le bureau CRO pour s'assurer de leur alignement avec les besoins d'affaires
• Suivre et communiquer les arrivées d'échantillons, révisions, tests, audits, emballages et jalons de production
• Anticiper les changements et communiquer proactivement à toutes les parties prenantes concernées

• S'assurer que les devis d'usine sont exacts et complets tout au long du cycle de développement
• Réviser et mettre à jour les fichiers de devis internes avant les approbations
• Confirmer que toutes les informations requises (quantités, programmes clients, exigences de conformité) sont recueillies avant la création des articles
• Préparer et soumettre les devis internes finaux pour approbation

• Créer et gérer les bons de commande dans JDE, en s'assurant de l'exactitude des prix, quantités, approbations et échéanciers
• Maintenir les ETD, ETA et données clés de production dans JDE
• Gérer les réservations d'expédition dans ACS et résoudre les écarts entre les bons de commande, détails de livraison et soumissions des fournisseurs
• Collaborer avec les équipes Finance et Logistique pour assurer un flux efficace des approbations et de la documentation
• Réviser régulièrement les données des systèmes et la documentation partagée pour en garantir l'exactitude

• Chercher constamment des façons d'améliorer les flux de travail, gabarits et outils de suivi
• Contribuer à la construction et à la maintenance de tableaux de suivi, tableaux de bord et outils comme Monday.com
• Proposer des idées et contribuer à des initiatives qui rendent l'équipe plus efficace et mieux coordonnée
• Maintenir les dossiers partagés et la documentation organisés et faciles à naviguer

• Agir comme point central de coordination entre les équipes internes et les usines à l'étranger ou le bureau CRO
• Communiquer avec précision les exigences d'emballage, hangtags, étiquetage, matériel POP et tests aux usines
• Soutenir la complétion des gabarits et documents liés aux clients, concédants de licence et à la conformité
• Promouvoir une communication claire, structurée et efficace sur tous les canaux

• Travailler étroitement avec l'équipe Import pour assurer l'alignement des échéanciers, des standards et du flux d'information
• Partager les meilleures pratiques, mises à jour de processus et apprentissages pour faire grandir l'équipe ensemble
• Contribuer à une culture d'équipe positive, collaborative et orientée solutions
• Apporter enthousiasme, curiosité et une vraie envie d'apprendre et de progresser

• Diplôme collégial ou universitaire en administration, chaîne d'approvisionnement ou expérience équivalente
• Minimum 5 ans d'expérience en opérations d'importation, approvisionnement ou opérations produits
• Expérience de travail avec des usines à l'étranger et des équipes interfonctionnelles

• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, avec de solides compétences en Excel
• Expérience avec des systèmes ERP tels que JDE (un atout)
• Familiarité avec des outils de gestion de flux comme Monday.com
• Bonne compréhension du cycle échantillon-production et de la documentation d'importation

• Tu prends des initiatives — tu n'attends pas qu'on te dise quoi faire
• Tu es allumé(e), curieux(se), et tu cherches toujours une façon plus intelligente de faire les choses
• Tu apportes de l'énergie positive et une belle attitude dans tout ce que tu fais
• Tu es organisé(e) et minutieux(se), mais tu vois aussi la grande image
• Tu communiques clairement, avec assurance et considération
• Tu aimes collaborer — et tu sais aussi prendre possession de ton travail
• Tu veux grandir, prendre plus de responsabilités et bâtir quelque chose de significatif dans ta carrière