Responsable des opérations d’importation

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Aperçu du poste
Le ou la Responsable des opérations d’importation  est responsable de superviser et de renforcer en continu l’exécution complète du processus d’importation, depuis la demande d’échantillons jusqu’à la finalisation de la production et le transfert vers la logistique.
Relevant du Vice-président, Importation, ce rôle assure le respect des échéanciers, l’exactitude des données, la conformité de la documentation et une coordination transversale rigoureuse, avec un haut niveau de constance et de discipline opérationnelle.
Ce poste joue un rôle clé dans l’amélioration continue des processus d’importation en identifiant des opportunités d’optimisation, en intégrant de nouveaux outils et en renforçant la cohérence de l’exécution, en étroite collaboration avec les équipes internes.
Il s’agit d’un rôle très opérationnel (hands-on), destiné à une personne rigoureuse, orientée vers l’exécution, dotée d’un bon jugement opérationnel, d’un esprit structuré et d’un réel intérêt pour l’amélioration continue et l’évolution au sein de l’organisation.

Responsabilités principales
Exécution des opérations d’importation

• Superviser l’ensemble du cycle d’exécution, des échantillons à la production, en assurant le respect des échéanciers, des jalons et de la documentation
• Assurer une transition fluide entre la finalisation de la production et la logistique, avec une documentation complète et exacte
• Identifier de façon proactive les risques, retards ou écarts d’exécution et soutenir leur résolution en collaboration avec les équipes internes et les partenaires à l’étranger
• Maintenir des standards élevés d’exactitude des données et de discipline d’exécution pour tous les programmes actifs

Gestion des échéanciers d’échantillons et de production

• Gérer et assurer le suivi des échéanciers de développement des échantillons et de production en collaboration étroite avec les équipes Produit, Design, Marketing, Ventes, Conformité, Contrôle qualité, Planification de la demande et Logistique
• Valider les échéanciers proposés par les usines et le bureau CRO et s’assurer de leur alignement avec les besoins d’affaires
• Assurer le suivi et la communication des arrivées d’échantillons, des révisions, des tests, des audits, de l’emballage et des jalons de production
• Communiquer de manière proactive tout changement, risque ou dépendance aux parties prenantes concernées

Devis, création d’articles et approbations

• Superviser l’exactitude et l’exhaustivité des devis fournisseurs tout au long du processus de développement
• S’assurer que les fichiers de devis internes sont correctement révisés et mis à jour avant les approbations
• Confirmer que toutes les informations requises (quantités, programmes clients, exigences de conformité) sont complètes avant la création des articles
• Préparer et soumettre les devis finaux internes pour approbation

Création des bons de commande, systèmes et documentation

• Superviser la création des bons de commande dans JDE en assurant l’exactitude des prix, quantités, approbations et échéanciers
• Maintenir à jour les dates d’expédition (ETD), d’arrivée (ETA) et les données clés de production dans JDE
• Vérifier et gérer les réservations d’expédition dans ACS et résoudre toute divergence entre les quantités, les détails de livraison et les soumissions fournisseurs
• Collaborer avec les équipes Finances et Logistique afin d’assurer un flux d’approbation et de documentation efficace
• Effectuer des révisions régulières des données systèmes et de la documentation partagée pour en assurer l’exactitude et la complétude

Amélioration des processus et outils

• Soutenir l’amélioration continue des flux de travail, des gabarits et des outils de suivi en importation
• Maintenir et améliorer les outils partagés, tableaux de bord et plateformes de gestion telles que Monday.com
• Contribuer aux initiatives visant à accroître l’efficacité, la clarté et la coordination interfonctionnelle
• Assurer l’organisation et la facilité d’accès des dossiers et de la documentation d’importation partagés

Coordination interfonctionnelle et externe

• Agir comme point de contact clé entre les équipes internes et les usines ou bureaux CRO à l’étranger
• Assurer la transmission exacte des informations relatives à l’emballage, aux étiquettes, aux hangtags, au matériel promotionnel (POP) et aux tests
• Soutenir la complétion des documents requis par les clients, licenciés et exigences de conformité
• Promouvoir une communication structurée, claire et efficace à l’aide des outils et processus établis

Collaboration et partage des connaissances

• Collaborer étroitement avec le Coordonnateur à l’importation afin d’assurer l’alignement des échéanciers, des standards d’exécution et de la circulation de l’information
• Partager les meilleures pratiques, mises à jour de processus et apprentissages afin de favoriser la cohérence et l’efficacité de la fonction Import
• Contribuer à un environnement de travail collaboratif, orienté solutions et amélioration continue
• Faire preuve de curiosité, d’initiative et d’un désir constant d’apprendre et d’évoluer

Exigences clés
Formation et expérience

• Diplôme collégial ou universitaire en administration, chaîne d’approvisionnement ou expérience équivalente
• 7 à 10 ans d’expérience en opérations d’importation, approvisionnement ou opérations produit
• Expérience de travail avec des usines à l’étranger et des équipes interfonctionnelles

Compétences techniques

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, incluant un niveau avancé en Excel
• Expérience avec un système ERP tel que JDE (atout important)
• Expérience avec des outils de gestion de projets et de flux de travail tels que Monday.com
• Bonne compréhension du cycle échantillon → production et de la documentation d’importation

Compétences comportementales

• Très organisé(e), rigoureux(se) et axé(e) sur l’exactitude de l’exécution
• Solides capacités de résolution de problèmes et de priorisation
• Capacité à gérer plusieurs échéanciers et à performer sous pression
• Excellentes aptitudes en communication interéquipes et à l’international
• Fort sens des responsabilités, de l’imputabilité et de l’amélioration continue

À propos du Holiday Group
Le Holiday Group est un chef de file canadien dans la fabrication et la distribution de valises, sacs à main et accessoires de mode, offrant fièrement des collections sous des marques reconnues telles que Travelpro, Atlantic, Roots, Bench et David Jones.
De sacs à main intemporels à des solutions de voyage innovantes, nos produits allient style, fonctionnalité et accessibilité, et sont offerts chez de grands détaillants et partenaires spécialisés.